Bayangkan jika Anda, sebagai pelanggan, selalu menemukan pertanyaan-pertanyaan ini ketika Anda mengajukan pertanyaan produk secara online?

1. Menunggu lama untuk mendapatkan tanggapan layanan pelanggan;
2. Perlu mengulang pertanyaan Anda beberapa kali dalam alur layanan pelanggan yang berbeda;
3. Bot penjawab otomatis bukanlah pengganti manusia untuk memecahkan masalah nyata.

Layanan pelanggan yang baik merupakan faktor kunci dalam mencapai konversi bisnis. Hasil survei menunjukkan bahwa 86% orang percaya bahwa layanan pelanggan yang baik mengubah pelanggan satu kali menjadi pendukung merek jangka panjang.

Namun pada kenyataannya, tidak mudah bagi perusahaan untuk memberikan pengalaman layanan pelanggan yang akurat dan penuh perhatian. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan akan memilih untuk mengakses perangkat lunak layanan pelanggan pihak ketiga, merekrut staf layanan pelanggan atau mengakses bot penjawab otomatis, dll., tetapi hal ini sering kali menyebabkan lebih banyak biaya manajemen dan sumber daya manusia.

Bagi perusahaan luar negeri, memilih untuk menggunakan platform sosial kelas dunia seperti WhatsApp untuk layanan pelanggan instan akan menghindari banyak masalah manajemen dan alokasi sumber daya manusia.

Faktanya, di banyak negara seperti Brasil dan Indonesia, semakin banyak konsumen dan pengguna yang terbiasa menggunakan WhatsApp untuk mengajukan pertanyaan tentang produk mereka, dan perusahaan dapat menggunakan WhatsApp untuk terhubung dengan pengguna mereka dan melakukan operasi yang lebih pribadi saat menangani calon pelanggan dan pertanyaan pelanggan.

Apa yang ditawarkan WhatsApp?

01 Kumpulan lalu lintas domain pribadi terbesar di dunia

WhatsApp memiliki kumpulan pengguna terbesar di dunia. Pada tahun 2024, WhatsApp memiliki lebih dari 2 miliar pengguna aktif, yang merupakan kumpulan lalu lintas domain pribadi kelas dunia untuk perusahaan yang berada di luar negeri, selama Anda memiliki nomor telepon pengguna, Anda dapat mengirim pesan ke akun WhatsApp-nya. Dengan kata lain, untuk pengguna luar negeri, konsultasi melalui WhatsApp adalah cara yang paling nyaman.

02 Format Pesan Multimedia

Dibandingkan dengan sistem pertanyaan berbasis formulir tradisional, WhatsApp mendukung format pesan yang kaya termasuk gambar, video, file, emoji, dan teks hingga 1024 karakter, dan bisnis dapat menempatkan tombol dalam pesan mereka untuk memberikan arahan yang jelas kepada pengguna dalam menanggapi pertanyaan mereka.

03 Integrasi yang Fleksibel

WhatsApp menawarkan port komersialisasi WhatsApp API dengan kemampuan integrasi yang kuat. Memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan WhatsApp dengan alat bantu sistem CRM yang sudah ada untuk membuat manajemen layanan pelanggan menjadi lebih efisien.

Alat bantu layanan pelanggan YCloud membantu dukungan pelanggan

Sistem layanan pelanggan YCloud yang disesuaikan untuk API WhatsApp dapat secara efektif meningkatkan efisiensi layanan pelanggan dalam berbagai skenario.

kotak masuk bersama

YCloud menyediakan fungsi kotak masuk bersama, yang mendukung beberapa personel layanan pelanggan untuk berbagi kotak masuk yang sama dan memusatkan pengelolaan pesan pelanggan. Hindari masalah pertanyaan berulang yang disebabkan oleh pergantian petugas layanan pelanggan. Sebagai contoh, dalam skenario e-commerce, beberapa personil layanan pelanggan dapat melihat pertanyaan pesanan dari pelanggan pada saat yang sama, sehingga tidak perlu melakukan duplikasi upaya dan menghindari kelalaian.

Chatbot AI yang cerdas

YCloud memiliki bot AI yang lebih cerdas yang kemampuannya menangani pertanyaan pelanggan secara signifikan berbeda dengan bot penjawab otomatis pada umumnya.

Pemahaman semantik chatbot cerdas YCloud memungkinkannya memberikan jawaban produk yang paling akurat kepada pengguna setelah mempelajari dokumentasi produk perusahaan. Perusahaan dapat menyesuaikan rentang pembelajaran robot untuk mengontrol keakuratan respons secara tepat. Misalnya, ketika pelanggan mengajukan pertanyaan teknis, bot dapat langsung memberikan jawaban teknis yang profesional dan akurat.

Penetapan kursi otomatis

YCloud dapat membantu Anda mengkategorikan dan merespons kebutuhan pelanggan secara tepat waktu, dengan menugaskan tim layanan pelanggan yang berbeda (misalnya, agen pra-penjualan/penjualan) untuk kebutuhan pelanggan yang berbeda.

Sebagai contoh, dalam industri perbankan atau keuangan, nasabah secara otomatis ditugaskan ke spesialis pinjaman ketika mereka menanyakan tentang pinjaman, sehingga meningkatkan daya tanggap dan profesionalisme.

Penandaan pelanggan

Layanan pelanggan dapat menandai pelanggan untuk layanan yang dipersonalisasi dan tindak lanjut. Dalam hal konseling pendidikan, layanan pelanggan dapat menandai pelanggan yang tertarik sebagai "pelanggan potensial" untuk memudahkan tindak lanjut.

Pengumpulan informasi pelanggan secara otomatis

Sistem secara otomatis mengumpulkan informasi kontak dan permintaan pelanggan untuk membentuk daftar pelanggan. Ketika pengguna berinisiatif untuk mengajukan pertanyaan melalui WhatsApp, alat layanan pelanggan YCloud dapat secara otomatis mengumpulkan informasi kontak pengguna dan mengubahnya menjadi sumber daya lalu lintas domain pribadi untuk pemasaran yang lebih presisi.

Praktik Terbaik untuk Alat Dukungan Pelanggan YCloud

01 Membuat Profil Bisnis WhatsApp Tepercaya

Langkah pertama dalam menggunakan WhatsApp sebagai saluran layanan pelanggan utama Anda adalah membuat profil WhatsApp Business, yang merupakan dasar untuk membangun hubungan dengan pelanggan Anda melalui WhatsApp. Untuk melakukan hal ini, bisnis harus mendaftar akun WhatsApp Business dan akun YCloud, dan menghubungkan keduanya (Anda hanya dapat menggunakan alat bantu layanan pelanggan YCloud jika terhubung dengan akun YCloud).

Lengkapi profil bisnis Anda di akun WhatsApp Business, termasuk nama bisnis yang terdaftar, deskripsi bisnis, detail kontak, dan jam kerja.

YCloud dapat membantu merek untuk mendapatkan Sertifikasi Label Hijau secara gratis, dan pejabat WhatsApp dapat menambahkan Sertifikasi Label Hijau untuk merek yang sudah dikenal dan dipercaya oleh pelanggan:Klik di sini untuk mempelajari cara menyelesaikan Sertifikasi Label Hijau.

02 Memberikan detail kontak WhatsApp kepada pengguna

Untuk memastikan bahwa pelanggan Anda dapat terhubung dengan Anda, Anda perlu mengekspos sebanyak mungkin kontak WhatsApp Anda sehingga mereka dapat melengkapi jangkauan mereka ke merek Anda.

• Tambahkan akun WhatsApp ke situs web Anda;
• Iklan klik-ke-WhatsApp di Facebook dan Instagram, dengan akses sekali klik ke akun WhatsApp;
• Tandai akun WhatsApp di halaman media sosial Anda.

Selain itu, cara mudah lain untuk membuat pelanggan menjangkau merek Anda dengan cepat adalah dengan menambahkan kode QR WhatsApp ke kemasan produk atau beranda situs web, selebaran, dan mendorong pelanggan untuk memindai kode ini dengan cepat untuk memulai percakapan dengan Anda melalui WhatsApp.

03 Mengintegrasikan API WhatsApp dengan CRM Anda yang sudah ada

Setelah Anda menyelesaikan akses API WhatsApp melalui YCloud, Anda juga dapat mengintegrasikan WhatsApp dengan sistem CRM Anda untuk merampingkan aktivitas dukungan pelanggan dan secara dramatis meningkatkan efisiensi manajemen dan layanan pelanggan dengan menyatukan solusi untuk mengelola dan melacak setiap interaksi.

Integrasi ini memungkinkan bisnis untuk mengelola riwayat percakapan pelanggan, secara otomatis menyinkronkan informasi pelanggan, melacak riwayat interaksi, dan memberikan layanan yang lebih personal dalam antarmuka terpadu.

04 Tanggapan tepat waktu terhadap pertanyaan pelanggan

API WhatsApp tak tertandingi dalam menyederhanakan proses dukungan pelanggan, sehingga memudahkan organisasi untuk melakukan aktivitas dukungan pelanggan berbasis WhatsApp setelah akses dan integrasi di atas selesai.

• Mengotomatiskan penugasan kursi layanan pelanggan dan menyesuaikan jam kerja layanan pelangganYCloud mendukung beberapa kursi layanan pelanggan di bawah satu akun WhatsApp Business dan dapat menyesuaikan jam kerja sesuai dengan zona waktu Anda.
• Chatbot AI menghemat biaya tenaga kerjaChatbot NLP dapat dilatih untuk melakukan percakapan seperti manusia, sehingga Anda dapat memberikan layanan pelanggan yang dipersonalisasi, menangani banyak pertanyaan, dan mengelola percakapan pelanggan dalam jumlah besar pada saat yang bersamaan tanpa mengorbankan akurasi.
• Shared Inbox mengurangi umpan balik pelanggan yang berulang.
• Memanfaatkan kemampuan multimedia WhatsApp untuk memberikan dukungan pelanggan yang penuh perhatian: atur penjawab otomatis untuk mengirimkan panduan kepada pelanggan dalam bentuk grafik, video, dokumen, dan lain-lain, mengirimkan tautan ke pusat bantuan, dan bahkan mengatur tombol interaktif untuk penyelesaian masalah dengan cepat.

05 Kontak proaktif untuk terus menggali kebutuhan pelanggan

Layanan pelanggan tidak selalu berarti menanggapi pertanyaan pelanggan atau menunggu mereka memulai dialog. Dengan mengadopsi model interaksi penjualan yang berpusat pada pelanggan, Anda dapat menghubungi mereka terlebih dahulu dan memberi tahu mereka tentang perubahan apa pun berdasarkan perilaku mereka.

Beberapa skenario umum untuk tindakan proaktif meliputi:

• Informasi Pelacakan Pesanan
• Pengingat Pengiriman Produk
• Pembaruan Distribusi
• Mengirim pemberitahuan acara dan rapat

Selain itu, Anda bisa melangkah lebih jauh dan melakukan penelitian purnajual. Seperti menanyakan kepada mereka apakah mereka memiliki masalah dengan produk yang mereka beli atau apakah mereka puas dengan pembelian mereka. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menciptakan ikatan yang kuat dengan pelanggan Anda dan membangun fondasi basis pelanggan yang setia.

Tidak diragukan lagi bahwa WhatsApp dapat menjadi saluran yang tepat bagi Anda untuk menyediakan layanan pelanggan yang dipersonalisasi yang tidak hanya memecahkan masalah, tetapi juga membantu Anda membangun ikatan yang kuat dengan pelanggan.

Pilih YCloud dan gunakan WhatsApp untuk memberikan layanan dukungan pelanggan yang efisien, akurat, dan berkelanjutan dengan mudah.

T: Mengapa YCloud?

A. YCloud adalah BSP terbaik yang bisa Anda temukan.

• YCloud, sebagai BSP resmi Meta, dapat membantu perusahaan mewujudkan semua skenario bisnis dukungan pelanggan di atas
• Tarif sesi yang sangat kompetitif
• Platform pemasaran/penjualan/layanan WhatsApp gratis yang lengkap
• Dukungan online 24/7 gratis
• Bantuan Sertifikasi Label Hijau Gratis